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@hitoshi annex on hatena

@hitoshi annexがはてなに引っ越してきましたよ

名刺10,000枚をEvernoteで管理する方法

Evernoteの何が便利かって、やっぱり名刺管理をおいて他にはないと思うんですよね。もはやEvernoteなしでは僕の名刺管理は成立しません。
 
で、ずっと以前、こんなエントリーを書きました。
 
名刺をEvernoteで管理する方法をまとめてみたよ
 
この記事は結構いろいろな方に読んで頂いたようで「僕も名刺をEvernoteで管理するようになりました!」とか「参考になりました!」と言われることも少なくありませんでした。そしてそれから2年数ヶ月。
僕の名刺管理はどうなっているかというと、やはり今でもEvernoteです。
でもこの二年でその運用方法もかなり変わりましたので、そろそろ改めてまとめておこうと思いました。
 
名刺枚数、約10,000枚到達間近
自分の経営するお店で日々お客様と名刺交換し、昼間のミイルの仕事で名刺交換して、さらにセミナーとか講演でまた名刺交換していたら、もらった名刺が9,000枚を突破し、もうすぐ10,000枚に到達しようかという状況です。
 
ふつうにEvernoteで管理しても重すぎて無理
でですね、問題はこの名刺の枚数がここまで増えると、Evernote自身の運用にも問題が出てきます。JPEGで軽めにしているとはいえ、名刺10,000枚ともなると、そのデータ量は半端ないわけです。試しにさっきライブラリの容量を見たら、5GBありました…
これだけライブラリが巨大になれば、iPhoneiPadにEvernoteアプリをインストールして使おうにも、そもそも同期が完了しません。それどころか、ふつうにメモを取るにも支障が出る始末。名刺画像の同期が重いのでしょう、全然使えたもんじゃありません。
Evernoteで名刺管理するメリットは「常に全ての名刺を持ち運べる」ことだったはずなのですが、こうなってしまうとiPhoneiPadで「外に持ち出す」ことは事実上不可能です。結局出先で名刺を探そうと思うと、MacBook Airを開いて、ローカルに保存してあるEvernoteのライブラリから検索しなければなりません。
 
僕がよくやる失敗は、アポイントでお客様のオフィスまで行き、受付で訪問先の方の名前を伝えようとして「あ、部署名をメモしてなかった」という状況です。そこでiPhoneを出してEvernoteを開いても、もちろん名刺を探すところまではたどり着けません
なので慌ててMacBook Airを取り出して、検索して、というアタフタしているうちに約束の時間を過ぎてしまって…
 
いくらEvernoteが便利だからといって、こんな使い方しかできないのでは意味がありません。僕の「外部脳」として働いてもらうには、いつでもどこでも、どのデバイスからでも簡単に情報を取り出せるようになっていてほしいのです。
そもそも、僕はもうできるだけPCは持ち運びたくないんです。出かけるときは、スマホとタブレットで済ませたい。なのに、名刺データのためだけにMacBookを持ち運ばないといけないなんて、それでは本末転倒です。

結局、名刺が膨大であるが故に、Evernoteアプリは重くなってメモ取りすら支障が出るわ、名刺データを持ち運ぶためにパソコンは持ち運ばないといけないわで、そもそもEvernoteはクラウドにデータを保管できるのが売りの一つのはずなのに、全くそのメリットを享受できない状況となってしまいました。
 
 
そこでいろいろと試行錯誤しまして、現在はこんな運用方法で使うようになりました。
名刺を大量に持っている人にとっては結構快適な使い方ではないかと思います。同じような悩みを抱えている方に参考になれば、書いた甲斐があるってもんです。
 
 
1)まずアカウントを分けます
最新のEvernoteは、複数のアカウントを使い分けることができます。そこで、思い切って「名刺専用のアカウント」と、それ以外の情報を管理する「メモ用アカウント」に分けることにしました。
ちなみに既存のアカウントから新しいアカウントにデータを移行するのは実に簡単。必要なノートブックをエクスポートして、新しいアカウントでインポートするだけです。
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これで、メモ用アカウントはスッキリ。Evernoteが今まで通りサクサクとメモツールとして使えるようになりました。
もちろん、iPhoneiPadのEvernoteアプリは、このメモ専用のアカウントで運用します。(なので、Evernoteアプリの中には名刺データは存在しません)
 
2)名刺専用アカウントの利用方法
これでモバイルのEvernoteアプリはスッキリしたのですが、こうなると名刺データをどうやって持ち運ぶかが問題です。
モバイルで通常運用するのはメモ用アカウントの方ですから、もちろんEvernoteアプリを立ち上げても名刺データは一枚もありません。だからといって、名刺を探す度にアプリでアカウントの切り替えをしたって、データの同期だけで数時間かかってしまいます。バッテリーも保つわけない。ということで、名刺をEvernoteアプリで管理することはあきらめるよりありません。
じゃあブラウザだ!とevernote.comを開いても、自分のデータをスマホから閲覧できるような機能はありません。PC版のページを開いても、iPhoneiPadから使えるようなページにはなっていません。ストレスだけが溜まっていきます。
 
4)withEverを使うと解決!
そこで一つアプリをご紹介します。withEverという、Evernoteの検索に特化したアプリです。85円と有料なのですが、これ一つで名刺問題はほぼ解決します。
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アプリをインストールしたら、名刺用のアカウントでログインし、検索対象のノートブックを名刺のノートブックに設定しましょう。これで準備完了です。
会社名でも個人の名前でもメールアドレスでも、任意の文字を入力して検索すれば、あっという間に候補が表示されます!

検索結果はこんな風に表示されます
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【名刺は「検索」だけに割り切って十分だった】
かつて、僕は名刺を探すとき、名刺の色や柄、あるいは名刺交換した日付から目当ての人を探すという使い方を重視していました。だから、時系列に名刺をざっと眺めて高速スクロールできるのが必須でした。でも、さすがに名刺が10,000枚に届こうという状況になれば、その使い方にはそもそも限界があります。結局、最近は社名や人名などから「検索」で探すケースがほとんどなのですね。
実際、この運用に切り替えても、実用上は全く問題ありませんでした。なぜなら、会社名や人名から検索するときと、名刺をパラパラめくって目で探すときでは、文脈も状況もまるで違うからです。「検索」したい状況とは、先ほどのように「オフィス受付で訪問先の部署が分からずアタフタ」とか「急いで電話で連絡したいけどメモしてなかった」のように、出先などで緊急に必要なケースが多いのに対し、後者はオフィスでMacBookを開いて「誰だっけなー」とぱらぱら名刺をめくる、つまり急を要さないケースがほとんどです。
なので、出先で緊急に連絡先を知りたい、部署やメールアドレスを知りたいときに使うのがiPhone/iPadだと考えれば、シンプル且つ高速に検索できるwithEverさえあればよい、ということなのですね。
 
ちなみにこのwithEver、体感的には相当検索が速いです。外出先で検索しても、検索結果が表示されるまでの時間は極めて短時間。ストレスフリーです。これもモバイルで使うには大事な要素ですよね。
 
 
【注意しなきゃいけないこと】
この運用方法で気をつけないといけないのは、アカウントの切り替えを忘れることです。名刺をスキャンして読み込んだら、同期が完了次第、メモ用のアカウントに戻しましょう。ここで切り替えを忘れると名刺用のEvernoteアカウントにどんどんメモやら録音データやらを貯めてしまって、あとで見つからなくなったり、データの移行などをしなければならなくなります。
それから、名刺とメモが連係できなくなりますので、ミーティングメモと名刺を一緒に残す、みたいな運用はできなくなります。まあ、それよりも僕的には「必要なときにすぐに名刺を取り出せる」という安心感の方が大きいのですけれど。
 
 
【もうタグ付けとか不要かも】
最後にちなみに、なお話をすると、以前のエントリーでは「名刺にはタグ付けして整理する」と書いていますが、今は全くそういう手間はかけていません。
最近のEvernoteの日本語OCRはかなり精度が上がってきているようで、いちいちタグなどを入力しなくても、名刺に記載されている日本語で十分に検索できてしまいます。これなら、ScanSnapでスキャンしてそのままEvernoteに放り込んでおくだけで、ほぼ問題なく運用可能です。
 

ということで、名刺が多くて困っている方には是非一度お試し頂きたいと思います。

もちろん、名刺がそんなに多くない方は、こんな使い方をする必要は無いと思います。「全ての情報が一カ所に集まっている」方がメリットは大きいと思いますので、名刺データの量に応じて、この辺の運用を考えてもらったら良いかと思います。

 
あとは、これをベースにEvernote Helloの機能を組み合わせたりできるとかなり痒いところに手の届く名刺管理手法になる気がするので、この辺を試した方は是非教えてください。